Checklist văn phòng phẩm cần có cho công ty mới

Ngày đầu vận hành, một công ty mới cần nhiều hơn bàn ghế và máy tính. Những vật dụng nhỏ như giấy in, bút, file hồ sơ, ghim bấm hay giấy note quyết định tốc độ xử lý công việc hằng ngày. Checklist dưới đây giúp bộ phận hành chính chuẩn bị đủ văn phòng phẩm cho công ty mới mà không mua lan man.

1. Nhóm giấy và hồ sơ

Chuẩn bị giấy A4 cho in ấn thông thường, một lượng giấy A3 nếu có nhu cầu trình bày bản vẽ hoặc bảng biểu, giấy note, bìa lá, bìa còng, file nút và kẹp tài liệu. Với hồ sơ nhân sự và hợp đồng, nên chọn bìa có độ bền tốt, dễ phân loại và có nhãn.

2. Dụng cụ bàn làm việc

Mỗi nhân sự nên có bút bi hoặc bút gel, bút chì, tẩy, thước, kéo nhỏ, dao rọc giấy, băng keo và giấy note. Khu vực dùng chung nên có bút dạ quang, bút lông bảng, ghim bấm, kẹp giấy và máy bấm lỗ.

3. Thiết bị dùng chung

Tùy quy mô, công ty có thể chuẩn bị máy in, máy scan, máy hủy tài liệu, máy chiếu, bảng trắng, đồng hồ treo tường và ổ cắm điện. Không nhất thiết mua tất cả cùng lúc; hãy ưu tiên thiết bị phục vụ quy trình bắt buộc.

4. Vật tư pantry và vệ sinh

Giấy lau tay, giấy vệ sinh, nước rửa tay, túi rác, khăn lau, cà phê, trà, đường và cốc dùng chung là các hạng mục thường bị bỏ quên. Nên tính theo số người và lịch giao cố định.

5. Cách lập ngân sách ban đầu

1. Chia danh sách thành bắt buộc, nên có và mua sau.
2. Ghi rõ số lượng, quy cách, thương hiệu và ngân sách dự kiến.
3. Ưu tiên sản phẩm có thể mua bổ sung đồng nhất.
4. Gom danh sách để nhận báo giá doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Công ty 10 người cần bao nhiêu giấy A4?

Nên bắt đầu từ 5–10 ram tùy tần suất in, sau đó điều chỉnh theo số liệu thực tế trong tháng đầu.

Có nên mua hàng giá rẻ nhất?

Không nên chỉ nhìn giá. Hãy so sánh độ ổn định, quy cách đóng gói, nguồn gốc, chi phí giao hàng và khả năng mua bổ sung.

Xem thêm danh mục văn phòng phẩm OfficeBox để xây dựng bộ mua sắm phù hợp cho công ty.