Cách quản lý văn phòng phẩm để tránh thất thoát

Thất thoát văn phòng phẩm thường không đến từ một lần mua lớn mà tích lũy qua nhiều lần cấp phát không ghi nhận. Doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn bằng một quy trình đơn giản, rõ người phụ trách và sử dụng dữ liệu thay vì cảm tính.

Chuẩn hóa danh mục và mã hàng

Mỗi mặt hàng nên có tên chuẩn, mã nội bộ, đơn vị tính, thương hiệu ưu tiên và mức tồn tối thiểu. Việc chuẩn hóa giúp tránh mua trùng, hạn chế thay đổi chất lượng và dễ đối chiếu hóa đơn.

Phân quyền người đề xuất và người duyệt

Bộ phận sử dụng có thể đề xuất nhu cầu, hành chính tổng hợp, còn người phụ trách ngân sách phê duyệt. Với mặt hàng thông dụng, có thể đặt hạn mức theo phòng ban để quy trình không bị chậm.

Thiết lập sổ theo dõi tồn kho

Sổ theo dõi cần có số đầu kỳ, nhập, xuất, tồn cuối kỳ, người nhận và ngày cấp phát. Không cần hệ thống phức tạp; bảng tính dùng chung cũng đủ nếu được cập nhật đều và có người kiểm tra.

Kiểm kê theo nhóm rủi ro

Giấy, bút và vật tư giá trị thấp có thể kiểm kê theo tháng. Mực in, thiết bị nhỏ và vật tư dễ thất thoát nên theo dõi theo mã và người nhận. Những mặt hàng tồn lâu cần được đưa vào kế hoạch sử dụng hoặc điều chỉnh mức mua.

Câu hỏi thường gặp

Nên giao văn phòng phẩm theo phòng ban hay cá nhân?

Nên giao theo phòng ban với vật tư dùng chung, còn thiết bị hoặc vật tư có giá trị nên gắn với người sử dụng để dễ kiểm soát.

Ai nên chịu trách nhiệm kho?

Doanh nghiệp nên chỉ định một người phụ trách chính và một người thay thế, có quy trình bàn giao khi nghỉ phép.

OfficeBox có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng danh mục mua hàng định kỳ theo từng phòng ban.